Política de Privacidad

1Datos del Responsable del Tratamiento

London Dev S.A.S

País de constitución: Colombia

Correo de contacto para datos personales: escolary@escolary.com.co

Web: https://www.escolary.com.co

2Categorías de Datos Personales Tratados

Dependiendo de su relación con la Institución y del uso de la Plataforma, tratamos las siguientes categorías de datos:

3Finalidades del Tratamiento

• Prestar el servicio de gestión escolar contratado por la Institución.
• Gestionar procesos de matrícula, calificaciones, comunicaciones y finanzas escolares.
• Enviar notificaciones institucionales a familias y estudiantes (Avisos, circulares, estados de cuenta).
• Enviar comunicaciones vía WhatsApp cuando el Titular haya otorgado consentimiento explícito (opt-in), en el marco de la integración con la API de WhatsApp Business de Meta Platforms Inc.
• Gestionar facturación y cobros del servicio entre la Institución y London Dev S.A.S.
• Mejorar la Plataforma mediante análisis agregados y anonimizados.
• Cumplir obligaciones legales y regulatorias, incluyendo reportes al Ministerio de Educación (SIMAT).
• Gestionar solicitudes de inscripción a la lista de espera previas al lanzamiento.
• Enviar comunicaciones de marketing al correo electrónico cuando el usuario haya manifestado su interés o haya dado consentimiento, con opción de cancelación en todo momento.

4Base Legal del Tratamiento (Ley 1581 de 2012)

El tratamiento se apoya en las siguientes bases legales:

• Ejecución de un contrato: Tratamiento necesario para prestar el servicio contratado por la Institución (Art. 6, Ley 1581/2012).
• Consentimiento: Para el envío de comunicaciones de marketing, mensajes de WhatsApp y tratamiento de datos que superen la ejecución contractual.
• Interés legítimo: Para el análisis de uso y mejora de la Plataforma, siempre que no prevalezca sobre los derechos de los Titulares.
• Obligación legal: Para el cumplimiento de exigencias tributarias, de seguridad social o de autoridades competentes.

5Comunicaciones por WhatsApp — Opt-In y Opt-Out

Compromisos específicos para el uso de WhatsApp Business API (Meta):

• eScolary únicamente enviará mensajes de WhatsApp a números de teléfono cuyos titulares hayan dado su consentimiento previo, expreso e informado (opt-in).
• El opt-in se recopilará mediante formulario en línea, en papel durante el proceso de matrícula, o mediante confirmación directa en la Plataforma.
• Cada mensaje de WhatsApp incluirá una opción sencilla de cancelación de suscripción (opt-out), ya sea respondiendo "STOP" o mediante el panel de preferencias de la Plataforma.
• Los tipos de mensajes que se pueden enviar vía WhatsApp incluyen: confirmaciones de matrícula, avisos institucionales, estados de cuenta y notificaciones académicas.
• Está prohibido el uso de WhatsApp para enviar publicidad no solicitada, spam o mensajes masivos sin base de opt-in válida.
• Los datos de número de teléfono tratados en el contexto de WhatsApp no serán compartidos con terceros distintos de Meta Platforms Inc. (Proveedor de la infraestructura).

6Transferencia y Transmisión de Datos

London Dev S.A.S puede compartir datos personales con los siguientes destinatarios, bajo acuerdos de tratamiento que garantizan niveles de protección equivalentes:

• Google LLC (Firebase / Google Cloud): Infraestructura de alojamiento y base de datos. Datos almacenados principalmente en servidores con certificación SOC 2.
• Meta Platforms Inc. (WhatsApp Business API): Exclusivamente para el envío de mensajes previa habilitación del Titular. Meta actúa como Procesador de Datos conforme a sus propios Términos.
• Resend Inc.: Proveedor de infraestructura para el envío de correos electrónicos transaccionales.
• Autoridades competentes: Cuando exista obligación legal (Ministerio de Educación, DIAN, u otras autoridades competentes).
• No se realizan transferencias internacionales de datos personales fuera de los proveedores mencionados. Cuando aplique, se garantizan mecanismos adecuados conforme al Artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.

7Derechos de los Titulares (Habeas Data)

Conforme a la Ley 1266 de 2008 y la Ley 1581 de 2012, los Titulares tienen derecho a:

Para ejercer sus derechos, envíe su solicitud a escolary@escolary.com.co. Responderemos en un plazo máximo de 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales cuando sea necesario, conforme al Art. 14 de la Ley 1581/2012.

8Seguridad de los Datos

London Dev S.A.S implementa medidas técnicas, administrativas y organizativas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción:

• Cifrado en tránsito mediante TLS 1.2+.
• Cifrado en reposo en la infraestructura de Firebase / Google Cloud.
• Autenticación con doble factor disponible para administradores.
• Control de acceso basado en roles (RBAC) dentro de la Plataforma.
• Auditorías de seguridad periódicas y monitoreo de accesos.
• Plan de respuesta a incidentes con notificación a los afectados y a las autoridades competentes en los plazos legales.

9Conservación de Datos

Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas:

• Datos académicos y estudiantiles: Se conservan durante la vigencia del contrato con la Institución y hasta por 10 años adicionales para facilitar la expedición de certificados y duplicados académicos.
• Registros de facturación y pagos: Hasta por 10 años, conforme a las obligaciones legales de conservación de archivos contables y comerciales bajo el Código de Comercio colombiano.
• Datos de lista de espera y contacto: Hasta que el Titular solicite su supresión o revoque el consentimiento.
• Registros de actividad (Logs): 12 meses para fines de auditoría de seguridad y trazabilidad.

10Cookies y Tecnologías de Seguimiento

La Plataforma utiliza cookies técnicas y tecnologías de almacenamiento local (localStorage) esenciales para el funcionamiento del servicio:

• Importante: No utilizamos cookies de rastreo de terceros, píxeles de seguimiento ni tecnologías destinadas a la publicidad comportamental o venta de datos a anunciantes. Al utilizar la Plataforma, usted acepta estas tecnologías esenciales para la prestación del servicio.

11Tratamiento de Datos de Menores de Edad

London Dev S.A.S reconoce la protección especial que merecen los datos personales de niños, niñas y adolescentes. Respecto a su tratamiento, establecemos compromisos estrictos:

• Responsabilidad de la Institución: Los datos de menores (estudiantes) son registrados en la Plataforma exclusivamente por la Institución Educativa. La Institución, en su calidad de Responsable del Tratamiento, garantiza que cuenta con la autorización previa, expresa e informada del padre, madre o tutor legal, conforme al Artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
• Finalidad Educativa: El tratamiento de estos datos se limita estrictamente a finalidades académicas, administrativas y de comunicación institucional definidas por el colegio.
• Interés Superior del Menor: Todo tratamiento realizado a través de eScolary asegura el respeto de los derechos fundamentales de los menores y responde a su interés superior.
• Seguridad y Privacidad: Implementamos capas de seguridad reforzadas para proteger la información sensible de los estudiantes.
• London Dev S.A.S prohíbe el uso de datos de menores para fines de mercadeo, perfilamiento comercial o su transferencia a terceros no autorizados.
• Sitio Web y App: Estas políticas aplican tanto para el sitio web (https://www.escolary.com.co) como para la Plataforma de gestión (https://app.escolary.com.co). London Dev S.A.S no recopila ni solicita intencionalmente datos de menores de edad a través de sus canales públicos o formularios de mercadeo.

12Cambios a esta Política

Podemos actualizar esta Política periódicamente. Los cambios materiales se notificarán mediante correo electrónico o un aviso prominente en el sitio web, con al menos 10 días hábiles de anticipación. La fecha de "Última actualización" al inicio de este documento indica cuándo se realizó la revisión más reciente.

13Contacto — Oficial de Protección de Datos

London Dev S.A.S

Correo electrónico: escolary@escolary.com.co

Sitio web: https://www.escolary.com.co

Aplicación web: https://app.escolary.com.co

Teléfono: +57 316 351 8157

Dirección: Cl. 127a # 53a-45, Torre 2